Зачем нужен автоматизированный учет и каким он должен быть

Автоматизированный учет — это когда методика учета на предприятии делегирована программе, например 1С. Софт учитывает все сценарии, к примеру, продажи юридическим лицам или списание материалов. Программа получает данные от оператора или автоматически подгружает с оборудования.

Зачем автоматизировать учет:

• Чтобы бизнес стал прозрачным для руководителя. Например, с учетом в любой момент известно, сколько запасов осталось на складе, какие заказы сейчас в производстве и на какой стадии, сколько пришло оплат за прошлую неделю и как меняется дебиторская задолженность.
• Чтобы принимать решения на основе цифр. Бизнесом можно управлять не интуитивно, а обоснованно, имея на руках достоверные показатели. Например, зная слабые места компании, можно оптимизировать работу: повысить эффективность сотрудников или производительность целого отдела.
• Чтобы привлечь инвестиции. Прозрачная и управляемая компания может быть привлекательна для инвесторов, особенно, когда в ней выстроена понятная финансовая отчетность. Инвесторы хотят понимать, как будут расходоваться деньги, какую прибыль они получат и когда окупятся вложения.

Преимущества получают все сотрудники, которым достоверный управленческий учет нужен для работы. Простой пример: руководитель отдела продаж каждый день может отслеживать выполнение плана по продажам или оплатам. Менеджеры отдела продаж могут просматривать оплату по ранее выставленным счетам, получать уведомления об оплате через настроенных в 1С роботов.

Достоверность учета нужно контролировать. 1С — это инструмент, который требует специфических знаний. Чтобы программа давала корректную информацию, нужно, чтобы ее настроил специалист. Где его взять — рассказывали в статье «Как найти программиста 1С».

Каким должен быть автоматизированный учет:

• Оперативным. Пооперационный учет — самый требовательный к оперативности, учитывать всё нужно в реальном времени. Например, сборку заказов для отгрузки. Управленческий учет может подождать час или день. Например, если нужно внести в базу продажи, чтобы проанализировать их завтра. Регламентированный учет ждет еще дольше, потому что его цель — сформировать ежемесячную или ежеквартальную отчетность.
• Достоверным. Все операции нужно учитывать в отведенное время, а к ним прикреплять документы. Например, первичку, внутренние приказы компании или распоряжения в корпоративном портале. Если забыть учесть операцию или внести ее не вовремя, в отчетности будут неверные данные, а по ним будут принятые неэффективные решения.
• Прозрачным. В отчете должна быть возможность получить информацию по всем числовым показателям. Например, можно посмотреть, из каких позиций состоит сумма продаж по контрагенту. Или из общей валовой прибыли узнать, какие позиции оказались самыми рентабельными.

В заключение приведем пример нашего клиента, который занимается оптовой торговлей. Бизнес сезонный. Магазины весь год собирали в 1С данные: приходы на склад, продажи, инвентаризации и оплаты. Когда нужно было закупать товар, наш клиент воспользовался данными о продажах и не стал покупать непопулярный товар, а вместо этого вовремя закупил позиции, которые пользуются спросом.

По нашему опыту, в товарах остается 5−20% бюджета в зависимости от специфики бизнеса. Не лучше ли потратить эти деньги на ходовые позиции или просто на себя? Автоматизированный управленческий учет подскажет, на что не стоит тратиться и сколько денег можно взять из бизнеса.