Как роботы и автоматические уведомления в 1С:УНФ сокращают цикл сделки и убирают ненужные коммуникации

Расскажем, как ускорили цикл производства и сократили коммуникации, использовав возможности 1С: Управление нашей фирмой.

Клиент: компания производит офисные кабины для переговоров под заказ. Цикл изготовления занимает месяц, но если нужен специфический материал, срок увеличивается.

Что нужно было сделать:

1. Ускорить цикл производства.
2. Сократить внутренние коммуникации между отделами.
3. Сделать процесс производства прозрачным для клиента.

Как был устроен процесс

В компании работают менеджеры, отдел производства и служба закупок. Учет ведется в 1С: Управление нашей фирмой.

Для отслеживания статуса сделки используются статусы:

• Принят. Заказ принят менеджером отдела продаж в работу.
• Утвержден проект. Согласован технический проект с клиентом для изготовления изделия.
• Передан в работу. Передан на исполнение: закупка материала, изготовление.
• Получены материалы. Используется, если есть специфические материалы для производства и нужно закупить.
• Передан на производство. Материалы есть на складе, можно начинать изготовление продукции.
• Передан на склад. Изделие передано на склад и готово к передаче.
• Согласована доставка. Менеджер согласовал с клиентом доставку.
• Получено клиентом. Клиент принял изделие.

Как решили задачу

Мы использовали возможности программы 1С: УНФ — роботов и автоматические уведомления. Теперь менеджер только оформляет заказ и согласует проект. Далее подключаются роботы 1С: УНФ.

1. Когда материалы для производства поступают на склад, это фиксируется службой закупки при получении материалов. Статус заказа сразу меняется на «Получены материалы».
2. Менеджер получает уведомление в программе, клиент получает смс. Одновременно в отдел производства приходит уведомление, что можно начинать работу.
3. Служба производства переводит заказ в соответствующий статус. Робот автоматически переводит заказ клиента в статус «Передан в производство», уведомляет менеджера и отправляет клиенту смс.
4. Как только отдел производства выпускает изделие и передает на склад, роботы автоматически переводят статус заказа клиента в «Передан на склад». Менеджер получает задачу связаться и согласовать передачу продукции, а клиенту приходит смс.

На этом этапе менеджер второй раз связывается с клиентом — чтобы согласовать передачу продукции.

Роботы полезны, когда на предприятии соблюдается методика учета и контролируется его достоверность. В противном случае роботы могут даже навредить, потому что будут срабатывать когда не надо.

Результаты

Поставили методику учета и настроили соблюдение в программе 1С: УНФ, запустили роботов и автоматические уведомления.

Ускорили цикл производства на 15%. Если цикл производства меньше, результаты еще более высокие. Почему так: обычно в компании есть регламенты, например, информацию о поступлении материалов сотрудник передает раз в день вечером или утром следующего дня. Когда такие операции сокращаются, можно увеличить мощности производства и выполнять больше заказов. В итоге показатели могут быть выше.

Сократили внутренние коммуникации между отделами. Уведомления стали приходить в момент совершения операции. Например, сразу при поступлении на склад, а не спустя длительное время, пока сотрудник не передаст информацию в нужный отдел.

Сделали процессы прозрачными. Автоматические уведомления менеджеру и клиенту помогают всем быть в курсе дел. Клиенты больше не загружают поддержку вопросами о статусе заказов.

Исключить коммуникации с клиентами или отделами можно не всегда, но уж точно можно сократить их в части уведомлений. Это ускоряет процессы работы внутри компании и помогает эффективно использовать время сотрудников. Менеджеры могут обрабатывать и планировать больше заказов, а производство — выдавать больше продукции.